Automatización · Ventas y cotización
Cotizar por WhatsApp con el inventario de Alegra
Automatización paso a paso para que un agente de IA cotice por WhatsApp con los precios y el stock reales de Alegra, y mande el PDF formal en la misma conversación.
¿Cómo cotizo por WhatsApp sin tener que abrir Alegra?
Un Met conectado a Alegra atiende la conversación de WhatsApp, identifica al cliente por su número de teléfono, busca el producto en tu inventario, confirma precio de lista y stock por bodega, crea la cotización formal en Alegra y devuelve el enlace al PDF dentro del mismo chat. No es un cotizador aparte: el documento queda numerado en tu Alegra, con su vendedor asignado, igual que si lo hubiera hecho una persona. Toma entre uno y dos minutos de conversación y no requiere desarrollo a la medida: solo el token de API de Alegra.
Dónde aplica: Colombia, México, Argentina. La cotización funciona igual en todos; el timbrado fiscal posterior depende del régimen de cada país y se hace en Alegra.
Qué la pone en marcha
Cuando el cliente escribe
Nadie programa nada. El Met que tengas asignado al canal de WhatsApp recibe el mensaje y ejecuta el procedimiento dentro de la conversación, con el contacto ya resuelto por su número.
No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.
Quién la ejecuta
Legra, Contadora del negocio
Área de Administración
Legra es el Met sembrado para Alegra: su oficio es la facturación y el pulso financiero, y sus herramientas son exactamente las del conector. Cotizar es su tarea de todos los días.
Canales: WhatsApp
Qué hay que tener conectado
- Alegra Facturación y ERP
- CRM de Meteor CRM y ventas
5 pasos · 12 herramientas
El procedimiento, paso a paso
Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.
- 1
Identificar al cliente por su número
La búsqueda de clientes de Alegra acepta teléfono además de nombre, NIT y correo, y normaliza el número colombiano antes de comparar. Si el número no aparece, el Met pide los datos mínimos y crea el cliente antes de seguir: cotizar a un cliente inexistente en Alegra no se puede, y descubrirlo al final obliga a rehacer todo el documento.
- 2
Buscar el producto con su precio y su stock reales
El listado de inventario trae en un solo llamado nombre, referencia, stock disponible por bodega y precios, que es lo que evita preguntar producto por producto cuando el cliente describe lo que quiere con sus palabras. Para un producto puntual, la consulta de precio devuelve todas las listas (al detal, mayorista) y la de stock la disponibilidad por bodega con su costo unitario.
- 3
Crear la cotización formal en Alegra
La cotización es un documento real de Alegra, no un mensaje bonito: queda numerada, con su cliente, sus ítems, cantidades y precios. Si trabajas con comerciales de ruta, el listado de vendedores devuelve el identificador para asignarle la cotización al que corresponde, y así la cola de pendientes de cada uno queda bien repartida desde el principio.
- 4
Mandar el PDF en la misma conversación
La consulta de la cotización devuelve el enlace al PDF formal de Alegra. El Met lo manda por WhatsApp con el total y la vigencia, y puede acompañarlo con una tarjeta visual del producto para que el cliente vea qué está comprando sin salir del chat.
- 5
Dejar agendado el seguimiento
Una cotización sin seguimiento se enfría sola. El Met deja la nota interna con lo que el cliente pidió y agenda un recordatorio para dos o tres días después; llegada la fecha, el sistema envía la plantilla de WhatsApp aprobada. Del otro lado, la cola de cotizaciones pendientes le dice a cada comercial qué tiene sin atender, filtrada por su nombre.
Antes de empezar
Qué necesitas tener listo
Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.
-
Token de API de Alegra
En Alegra, en Configuración → Integraciones → API. Se guarda cifrado por espacio de trabajo, como Base64 de «tu-correo@empresa.com:tu-token».
-
Canal de WhatsApp conectado
Una línea de WhatsApp Business API conectada al espacio de trabajo, con el Met de ventas asignado a ese canal. Sin canal no hay conversación que atender.
-
El inventario de Alegra al día
El Met lee lo que ya está en tu Alegra. Si los precios o el stock no están actualizados allí, tampoco lo estarán en la conversación. Y el error se ve más caro dicho por escrito.
-
Una plantilla de WhatsApp aprobada para el seguimiento
Se registra en Meta desde el administrador de WhatsApp Business. Solo hace falta si vas a usar el recordatorio: fuera de la ventana de 24 horas, Meta no permite otro tipo de mensaje.
Los límites
Qué NO resuelve esta automatización
Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.
-
No emite facturación electrónica ante la DIAN. La cotización es una pre-factura; el documento fiscal se timbra en Alegra, con la revisión de quien corresponda.
-
No negocia descuentos por su cuenta. Cotiza con las listas de precios que ya existen en Alegra; un precio especial lo autoriza una persona.
-
No reserva el stock. La consulta dice qué hay en el momento de cotizar, pero la cotización no aparta unidades: si entran dos pedidos del mismo producto, los dos van a ver disponibilidad.
-
No cobra. Para pasar de la cotización al pago hace falta un cobro aparte, con enlace de pago o con el medio que ya uses.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre esta automatización
Queda en Alegra, con número propio y su PDF formal. Lo que ocurre en el chat es la conversación; el documento vive donde lleva tu contabilidad, y lo puede abrir cualquiera de tu equipo sin entrar a Meteor.
El Met lo busca por teléfono, no lo encuentra, pide los datos mínimos y lo crea en Alegra antes de cotizar. Queda registrado como cliente nuevo, no como un contacto suelto del chat.
Sí. La consulta de stock devuelve la disponibilidad por bodega, así que el Met puede decir desde cuál hay despacho y en cuál está agotado en vez de dar un «sí hay» que después no se cumple.
Sí. La API de Alegra funciona en Colombia, México, Argentina y otros países, y las herramientas de inventario, precios, clientes y cotizaciones son las mismas. Lo que cambia por país es el régimen fiscal del documento final.
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