Automatización · Cobros y cartera
Cobrar la cartera vencida por WhatsApp, sin perseguir a nadie a mano
Automatización para que un agente de IA revise cada mañana las facturas vencidas en Alegra, escriba por WhatsApp con plantilla aprobada y registre el pago.
¿Cómo cobro las facturas vencidas por WhatsApp sin revisar la cartera a mano?
Una tarea programada corre a la hora que elijas, lista en Alegra las facturas vencidas por estado y fecha, cruza cada una con el contacto de WhatsApp que le corresponde y programa el mensaje de cobro con una plantilla aprobada por Meta. Cuando el cliente responde, la conversación la toma el Met: aclara el saldo, manda el detalle de la factura y registra el pago contra los documentos correctos en cuanto entra. Lo que se automatiza es la disciplina de cobrar todos los días; lo que se decide sigue siendo tuyo.
Qué la pone en marcha
A una hora fija
Una tarea con disparador recurrente (cron). Corre sola a la hora que definas, y lo habitual es cada mañana temprano. No depende de que alguien abra la plataforma ni de que el cliente escriba primero.
Una tarea con disparador recurrente (cron) o de fecha y hora. Corre sola, sin que nadie abra la plataforma.
Quién la ejecuta
Legra, Contadora del negocio
Área de Administración
La cartera es su terreno: Legra tiene las herramientas de facturas, pagos y cuentas bancarias del conector de Alegra, y el tono para pedir plata sin romper la relación con el cliente.
Canales: WhatsApp
Qué hay que tener conectado
- Alegra Facturación y ERP
- CRM de Meteor CRM y ventas
5 pasos · 10 herramientas
El procedimiento, paso a paso
Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.
- 1
Armar la lista de lo que está vencido
El listado de facturas de Alegra filtra por estado, cliente y rango de fechas. La tarea trae lo pendiente de pago y separa por antigüedad, que es lo que cambia el mensaje: no se le escribe igual a quien debe hace tres días que a quien debe hace tres meses. Para los casos que hay que revisar en detalle, la consulta de la factura devuelve el documento completo.
- 2
Cruzar cada factura con su contacto de WhatsApp
La factura vive en Alegra y la conversación en el CRM: hay que unirlas antes de escribir. La búsqueda de clientes de Alegra devuelve teléfono y correo, y con eso se ubica el contacto en el CRM. Un cliente sin teléfono registrado no se puede cobrar por WhatsApp: se marca y sale por otro camino en vez de fallar en silencio.
- 3
Programar el mensaje con una plantilla aprobada
Si la última conversación con ese cliente tiene más de 24 horas, Meta solo permite enviar una plantilla aprobada; ese es el único camino legal y el que usa el recordatorio del CRM. La tarea lo programa con el número de factura, el saldo y la fecha de vencimiento dentro del texto, y deja la nota interna de qué se le cobró y cuándo.
- 4
Registrar el pago en cuanto entra
Cuando el cliente responde que ya pagó y manda el comprobante, el Met registra el pago contra la factura o las facturas correctas, no contra un saldo genérico, y confirma el número de recibo. El listado de cuentas bancarias con su saldo sirve para verificar contra qué cuenta entró antes de aplicarlo.
- 5
Marcar y escalar lo que no responde
Después de dos intentos sin respuesta, insistir por chat deja de servir y empieza a molestar. El Met etiqueta al contacto, deja el historial de lo que se intentó y transfiere la conversación al asesor humano que lleva esa cuenta, que es la única forma correcta de que un Met se retire de una conversación.
Antes de empezar
Qué necesitas tener listo
Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.
-
Token de API de Alegra
En Alegra, en Configuración → Integraciones → API. Con eso el Met lee facturas, saldos y cuentas, y registra pagos.
-
Plantilla de cobro aprobada por Meta
Se registra desde el administrador de WhatsApp Business y Meta la revisa. Sin plantilla aprobada no hay forma legal de escribirle primero a alguien que lleva más de 24 horas en silencio, y ninguna herramienta la reemplaza.
-
Los teléfonos de tus clientes en Alegra
El cruce entre la factura y la conversación se hace por teléfono. Un cliente sin número en Alegra queda fuera de la lista de cobro por WhatsApp hasta que alguien complete el dato.
Los límites
Qué NO resuelve esta automatización
Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.
-
No decide a quién dejar de venderle ni cuándo pasar una cuenta a jurídica. Eso es criterio de negocio y lo toma una persona.
-
No concilia bancos ni importa extractos. Lista las cuentas con su saldo y registra pagos contra facturas; el cruce fino con el banco sigue siendo trabajo de contabilidad.
-
No cobra por sí mismo. Genera la conversación y registra el pago, pero el dinero entra por el medio que ya uses; para un enlace de pago hace falta una pasarela conectada aparte.
-
No puede escribir primero con texto libre. Fuera de la ventana de 24 horas solo salen plantillas aprobadas, así que el primer mensaje siempre tiene la forma que Meta aprobó.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre esta automatización
Se abre la ventana de 24 horas y a partir de ahí la conversación es normal: el Met puede mandar el detalle de la factura, aclarar saldos, negociar una fecha y registrar el pago sin restricciones de formato.
La lista se arma en el momento de correr la tarea, con el estado que Alegra tiene en ese instante. El desfase posible es de horas, no de días. Aun así, la primera regla del Met es verificar la factura antes de insistir cuando el cliente dice que ya pagó.
Sí. El listado de facturas filtra por cliente y por rango de fechas, así que la tarea puede limitarse a un grupo, a un rango de antigüedad o a un monto mínimo. Es la forma sana de empezar: un piloto con la cartera más vieja antes de abrirlo a todos.
Se puede. En vez de programar el envío, la tarea deja la lista armada con el texto propuesto por contacto y alguien la revisa. Se pierde automatismo y se gana control; para arrancar suele ser el arreglo correcto.
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